Внедрение новых технологий и работа в сети Интернет делает комфортнее жизнь не только читателей, но и сотрудников библиотек. Однако во всех инструментах, которые сегодня может использовать культурная институция, не так просто разобраться. На вопросы специалистов модельных библиотек ответил Антон Пурник, кандидат экономических наук, руководитель информационно-технологического комплекса «Российской государственной библиотеки для молодежи». Эксперт рассказал о том, с чего лучше начать автоматизацию библиотеки, как выбрать необходимую программу и какие федеральные проекты выделяют финансирование на внедрение новых технологий.
Автоматизация в библиотеке: с чего начать
— Зачем библиотеке нужна автоматизация?
— Она позволяет упростить процессы, которые протекают в библиотеке, а также эффективнее задействовать человеческие ресурсы. Базовые действия, которые должны быть автоматизированы — это учет книг, учет читателей и книговыдача. Другие направления автоматизации и развития цифровой среды в библиотеке должны напрямую зависеть от потребностей читателей.
— Как библиотеке лучше всего поступить: создать собственную систему автоматизации или приобрести готовую?
— Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) — очень сложны, они разрабатываются годами. Поэтому, однозначно, необходимо приобрести то или иное решение, которое будет наилучшим образом соответствовать стоящими перед вами задачами.
— С чего нужно начать автоматизацию библиотеки?
— Этот процесс не имеет четкого начала и конца, он постоянен. Безусловно, для автоматизации процессов в библиотеке необходимо наличие базового набора электронных средств обработки информации — компьютеров, локальной сети, Wi-Fi и т.д. Нужно начать с них и продолжать добавлять оборудование согласно тем задачам, которые необходимо решить. Например, если необходимо организовать автоматизированную книговыдачу, то нужно закупить все необходимое оборудование и программное обеспечение для этого процесса.
— Обязательна ли в библиотеке автоматизированная книговыдача?
— Автоматизированная книговыдача является частью функционала библиотеки, завязанного на АБИС. Если в электронной форме не ведется учет читателей и все книги еще не заведены в АБИС, то автоматизированная книговыдача будет невозможна. Соответственно, к ней можно переходить только после прохождения этих этапов.
Внедрение автоматизированной книговыдачи позволяет всегда быть в курсе тех событий, которые сейчас происходят с фондом библиотеки. Бумажный формат книговыдачи уже устарел, однако для изменений требуются усилия. Стоит добавить, что отлаженная система книговыдачи сильно экономит время сотрудников библиотеки.
— Как действовать, если в библиотеке нет специалиста по автоматизации библиотечных процессов?
— Для работы с цифровыми технологиями в библиотеке, как и в любом другом учреждении, необходим человек с профессиональными знаниями в области IT. Нужно либо нанять специалиста в штат, либо отдать эти процессы на аутсорс.
— По каким критериям необходимо выбирать программу для автоматизации библиотек?
— Единственный действительно важный критерий — как то или иное программное обеспечение отвечает задачам, которые вы решаете? Также нужно обратить внимание на цену, эффективность, функционал и другие факторы.
— Как внедрить автоматизацию документооборота между отделами библиотеки или филиалами учреждений?
— Системы электронного документооборота — это достаточно сложные программы, которые необходимы не всем библиотекам. Базовые вещи, которые должны существовать в учреждении — общие сетевые папки, отлаженная работа с электронной почтой, мессенджеры. Также задачи, связанные с документооборотом, могут быть частично решены с помощью облачного диска (Яндек.Диск и др.) или приложениями для онлайн-работы с офисными документами (например, Google Документы).
— Как происходит внедрение единого читательского билета?
— Если рассматривать этот вопрос на уровне города или региона, то для того, чтобы реализовать процесс внедрения единого читательского билета, необходимо объединить разные информационные системы разных ЦБС. Это трудоемкий процесс.
Если рассматривать вопрос на уровне одной ЦБС, то этот процесс, по сути, не является внедрением единого читательского билета. У ЦБС должна быть единая АБИС, в рамках которой учитываются все читатели, которые, в свою очередь, для всех библиотек этой ЦБС одни и те же. Да, такой процесс снижает показатели по количеству читателей, но зато позволяет увидеть реальную эффективность библиотечной системы.
— На каком этапе автоматизации можно отказаться от бумажного читательского формуляра?
— Для того, чтобы перейти к электронной книговыдаче нужно, во-первых, перевести весь фонд в АБИС. Во-вторых, завести в АБИС всю информацию о читателях. Только после этого можно переходить к книговыдаче, а затем думать, как быть с читательскими формулярами. Отказаться от бумажного читательского формуляра можно только в том случае, если в нем полностью отсутствует необходимость.
— Какие автоматизированные процессы могут использоваться в сельской библиотеке?
— Процессы зависят не от типа, а от размера библиотеки, ее фонда, количества пользователей и других факторов. Минимальный уровень автоматизации — это наличие АБИС, которая может действовать только на уровне ЦБС и выше. В рамках этой системы настраивается электронная регистрация и электронная книговыдача.
Следующий уровень сложности — это использование баркодов, а затем системы RFID, которая также решает вопрос сохранности.
— Какие из бесплатных АБИС самые качественные?
— АБИС — довольно сложная система, которая требует постоянных изменений со стороны разработчиков программ. Это можно обеспечить только с помощью технической поддержки платных АБИС. В случае бесплатных или самодельных АБИС не все функции, необходимые для автоматизации библиотечных процессов, будут исполнимы.
— Какой существует алгоритм действий при внедрении автоматизированного процесса обслуживания читателей?
— Электронная выдача литературы невозможна без наличия книги и пользователя в АБИС. Поэтому для внедрения автоматизированного процесса обслуживания читателей необходимо предпринять следующие шаги:
- Внести всех пользователей в АБИС, например, используя картотеку.
- Внести в АБИС все документы фонда, которые предназначены для выдачи.
— Многие библиотеки после приобретения АБИС параллельно ведут прежнюю статистическую документацию. Как правильно перейти на полную автоматизацию и не бояться потерять цифры?
— В первое время для ощущения комфорта необходимо сохранять статистическую информацию на бумажных носителях.
Однако для того, чтобы не потерять данные АБИС, существуют определенные IT-технологии (например, дублирующие сервера), которые повышают уровень сохранности. Процессы дублирования и резервирования информации необходимо запускать с определенной периодичностью. Этот вопрос входит в компетенции IT-специалистов.
— Актуальны ли сегодня сенсорные киоски в библиотеках? Если да, то какое программное обеспечение вы порекомендуете?
— Сенсорные киоски могут решать различные задачи — навигационные, информационные и другие. Да, киоски актуальны, в РГБМ мы тоже их используем. Программное обеспечение могут посоветовать поставщики сенсорных киосков.
— В каких федеральных программах и проектах предусмотрено финансирование автоматизации библиотек?
— В рамках реализации национального проекта «Культура» в части создания модельных библиотек участники, выигравшие конкурс, могут использовать федеральные средства, в том числе, на приобретение оборудования для автоматизации библиотечных процессов.
Информационная безопасность и работа в сети Интернет
— Как библиотеке подключить на сайте SSL-сертификат для защиты персональных данных пользователей?
— Раньше с подключением сертификата были проблемы, потому что он был платным. Сейчас этот вопрос можно решить с помощью хостинг-провайдера — запросить бесплатное подключение SSL-сертификата.
— Должна ли библиотека иметь свой сервер?
— Сервер в упрощенном смысле — это компьютер, выполняющий возложенные на него определенные задачи. Он может хранить данные, выполнять функции управления системой безопасности, хостинга, терминального сервера и т.д. Сервера не обязательно должны физически находиться в вашей библиотеке, они могут быть рассчитаны и на несколько библиотек.
В этом вопросе лучше всего придерживаться постулата, что сервер нужен только в том случае, если вы знаете, какой и зачем он вам нужен.
— Сотрудники библиотеки хотят отправлять читателям письма о запланированных мероприятиях. Как лучше организовать электронную рассылку?
— Для этого можно использовать как различные платные сервисы, так и организовать ее самостоятельно. Преимущество платных сервисов —нет необходимости разбираться с цифровыми подписями, обхождением спам-фильтров, готовые шаблоны.
Для отправки писем необходимо обязательно получить подтверждение от пользователя о его желании получать ту или иную рассылку.
Также нельзя забывать о сохранности личных данных пользователей. Неприемлемо ставить в почте в открытую копию электронные адреса тысячи читателей (это можно сделать в скрытой копии).
— Какой способ учета онлайн-мероприятий (как в формате стрима, так и видеозаписи, размещенные на страницах в социальных сетях) отражает наиболее полную информацию о просмотрах и посещениях пользователей?
— На данный момент нет утвержденной методики подсчета всех просмотров, тем более «перевода» их в реальных пользователей. Также отмечу, что нецелесообразно сравнивать между собой виртуальные и реальные посещения, а также виртуальные просмотры между различными сервисами. Например, в Youtube для того, чтобы просмотр был засчитан, необходимо посмотреть видеозапись в течение какого-то времени. А в других соцсетях просмотр засчитывается сразу, как только человек пролистывает видеозапись у себя в ленте.
Для того, чтобы посчитать общее количество просмотров или посещений, необходимо воспользоваться сводной аналитикой, которая есть у каждой социальной сети и сайта.
— На какой бесплатной и простой платформе можно создать сайт библиотеки?
— Самый простой и популярный сервис — это Tilda. Однако бесплатный тариф сайта очень ограничен и не дает возможности перенести сайт на собственный домен.
Также существуют сервисы WordPress, Readymag, Reg.ru и другие. Они тоже помогают сделать сайт.
Сейчас все эти услуги стоят очень дешево. Проще заплатить за хостинг, обезопасить свой домен и пользоваться дополнительными возможностями, предоставляемыми IT-компаниями.
— Возможна ли регистрация читателей через портал «Госуслуги»?
— Да, в теории это возможно. К тому же вы можете найти примеры библиотек в России, которые пользовались этой функцией во время пандемии. Однако у портала «Госуслуги» довольно высокие требования к организации, которые очень сложно выполнить самостоятельно.
— Какие сетевые ресурсы лучше использовать библиотеке для проведений онлайн-мероприятий?
— Главное правило — проводить там, где есть ваша аудитория.
Для более подробного ознакомления с этой темой предлагаем посмотреть вебинар Антона Пурника «Онлайны — это теперь “наше все”?»
RFID-технология, оцифровка фондов и электронный каталог
— Какие основные шаги по внедрению RFID-технологий необходимо провести в библиотеке?
— Нужно понять, что именно входит в основной минимум: метки, станция библиотекаря (оборудование на столе у специалиста, которое позволяет осуществлять книговыдачу с применением RFID-технологий), противокражные ворота. Дополнительно можно выделить станции самообслуживания, самосдачи, учета фонда; электронные билеты, оклейку фонда метками.
— Можно ли совместить технологические оборудование для штрихкодирования и RFID?
— Безусловно. Мы, помимо RFID-меток, клеим баркоды на книги и журналы. Во-первых, используем их как инвентарный номер документа. Во-вторых, в случае сбоя в электронных системах можно продолжать выдавать книги, записав номер читательского билета и баркод книги. В этом случае после восстановления работы системы сотрудник просто перенесет записанные данные в электронный формат.
RFID-метки также отвечают за сохранность документа, взаимодействуя с противокражными воротами. В вопросе о том, клеить ли метки на газеты и журналы, стоит исходить из экономической целесообразности.
— Какое оборудование, кроме RFID, можно применять для оцифровки книжного фонда?
— Давайте сначала разберемся в понятиях. Оцифровка фонда — это перевод материалов в электронную форму. RFID — это один из возможных способов идентификации изданий, которые облегчают работу сотрудники библиотеки.
Если библиотека нуждается в более экономичном варианте, чем RFID-технологии, то достаточно системы баркода.
Напомню, как работает RFID-технология: RFID-метка содержит в себе определенный идентификатор. Кладя книгу на антенну, мы получаем данный идентификатор в определенном окне нашей АБИС.
Существуют более простые с технической точки зрения способы книговыдачи. Например, сотрудник вбивает номер в определенное окно АБИС, а в следующем окне вбивается номер читательского билета. Более сложный вариант — использование штрихкодирования. И еще более сложный — использование RFID.
— Как можно в автоматизированном режиме учитывать объем ретроконверсии фонда?
— Например, при внесении записи в АБИС добавлять к документу метку, которая будет означать ретроконверсию. В дальнейшем по этой метке можно отсортировать записи и посчитать общее количество.
— Какую систему лучше выбирать для небольших библиотек: штрихкодирование или RFID?
— В зависимости от финансовых возможностей библиотеки. Однако замечу, что одно другого не исключает.
— Как можно вести выдачу электронных изданий без создания электронного абонемента?
— Если у вас есть электронный контент, к которому вы хотите предоставить доступ, то просто размещайте открытые pdf-файлы этих документов.
В случае, если стоит ограничение на открытую публикацию документов, используются специализированные плееры. Они позволяют указать все необходимые ограничения.
Если право доступа к документам или внешним базам привязано к IP-адресу библиотеки, то используется технология прокси-сервера. Человек заходит в личный кабинет из дома, предварительно зарегистрировавшись в библиотеке. Через нее он получает доступ к той или иной электронной библиотечной системе. Однако некоторые из них не позволяют работать таким образом.
— Существует ли программа перевода фонда в электронный каталог? У филиала нет денег на организацию электронного каталога.
— Работу по созданию электронного каталога должна координировать центральная составляющая ЦБС, именно она должна выработать общий подход к формированию электронного каталога.
— Нужен ли отдельный электронный каталог для сельской библиотеки?
— Электронный каталог — это часть АБИС, которая включает в себя вопросы комплектования, обработки, введения читательского билета, отчетов и другие. Сельским библиотекам ни в коем случае нельзя иметь свой собственный электронный каталог. Как минимум АБИС должна устанавливаться на уровне ЦБС.
— Сельская библиотека может самостоятельно делать оцифровку своих документов?
— Сделать-то она может, но важнее другое:
- Существует ли необходимость оцифровки этого документа? Он уникален и находится только в этой библиотеке?
- Есть ли у Вас авторские права на оцифровку этого документа?
— Какие онлайн-курсы по технологии работы с RFID действуют на базе РГБ, РНБ, РГБМ, РГДБ и других библиотек?
— Отмечу, что в рамках поставки оборудования специалисты проводят обучение, как с ним обращаться.
Если говорить о специализированных курсах, то у многих крупных библиотек на постоянной основе действуют разные форматы обучения по вопросам автоматизации, цифровизации библиотечных процессов и т.д.
Например, в РГБМ уже несколько лет действует «Библиотечная школа цифровой грамотности». В программах Центра непрерывного образования и повышения квалификации творческих и управленческих кадров в сфере культуры, который открывается в РГБ, есть лекции, посвященные RFID и автоматизации.
21 января 2021
