13 февраля Российская государственная библиотека провела вебинар «Внесение отчетности в систему мониторинга комплектования книжных фондов на базе НКП» для представителей региональных проектных офисов (РПО), государственных и муниципальных библиотек. Более 1 500 человек присоединились к трансляции.
Спикерами онлайн-встречи выступили Тамара Ананова, директор по реализации национальных и ведомственных проектов Ленинки; Жанна Лосич, начальник отдела по работе с регионами Департамента модельных библиотек РГБ, и Георгий Белов, руководитель проекта «Национальная книжная платформа». Эксперты подробно рассказали о системе предоставления данных по освоению субсидии на комплектование книжного фонда в рамках реализации федерального проекта «Сохранение культурного и исторического наследия» государственной программы Российской Федерации «Развитие культуры». Ключевыми темами обсуждения на вебинаре стали иерархия профилей, инструментарий аккаунтов РПО и библиотек, формирование и сдача отчетности, роли и задачи каждого функционального этапа на платформе и другие важные направления работы.
Напомним, что по всем техническим и содержательным вопросам можно обращаться в Департамент модельных библиотек РГБ.
ЭЛЕКТРОННЫЙ АДРЕС: FPONKP@RSL.RU
Чтобы комплексно разобраться в подготовке отчетности по комплектованию, предлагаем коллегам из РПО и библиотек ознакомиться с записью эфира, методическими материалами экспертов и ответами на основные вопросы ниже.
ИНСТРУКЦИЯ ПО ВХОДУ В ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ:Кнопка
ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРОВЕРКЕ АККАУНТОВ РЕГИОНОВ:Кнопка
КЛЮЧЕВЫЕ ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ
1. Все ли книги, поступившие в фонд библиотеки, необходимо вносить в данную отчетность?
Система мониторинга комплектования на базе НКП включает в себя отчетность только по книгам, которые были закуплены на средства субсидии в рамках реализации федерального проекта «Сохранение культурного и исторического наследия» государственной программы Российской Федерации «Развитие культуры». Назначение отчетности в системе мониторинга НКП осуществляется «сверху вниз». Если полученные в библиотеку книги закуплены именно на средства данной субсидии, вашей библиотеке или ЦБС в системе мониторинга комплектования НКП будет назначен отчет с 3-го уровня (Региональный проектный офис).
2. Как получить доступ к отчетности на платформе?
Для входа в личный кабинет в системе мониторинга комплектования НКП в ближайшее время будут направлены логины и пароли в исполнительные органы регионов в сфере культуры и региональные проектные офисы. Если ваша библиотека комплектовалась на средства субсидии в рамках реализации федерального проекта «Сохранение культурного и исторического наследия» государственной программы РФ «Развитие культуры», вам направят информацию для доступа в личный кабинет.
В Инструкции вы можете найти информацию по входу в личный кабинет.
3. Можно ли заполнять отчетность с одного профиля нескольким сотрудникам?
В системе мониторинга комплектования НКП предусмотрен только один профиль на учреждение. Одновременно с этим доступ в личный кабинет может осуществляться несколькими ответственными с разных устройств.
4. Как заполнять отчетность, если книги централизованно закупаются центральной государственной библиотекой (профиль РПО)?
Закрывающие документы по закупленным книгам в государственные и муниципальные библиотеки региона на средства данной субсидии подгружаются в НКП на уровнях Регионального проекта офиса (3-й уровень) или ЦБС (4-й уровень).
В случае, если в вашем регионе закупка книг осуществлялась централизованно на уровне Регионального проектного офиса, ответственный профиля подгружает в НКП все закрывающие документы по закупленным книгам. Далее профиль РПО назначает отчетность ЦБС, которые комплектовались в отчетный год. Подгруженные закрывающие документы будут отображаться во всех профилях ЦБС и библиотек, которым назначен отчет. Внесение отчетности по книгам может осуществляться самостоятельно ответственными ЦБС и их библиотек-филиалов, а также ответственными Регионального проектного офиса, но из личных кабинетов ЦБС и библиотек.
5. Как заполняется отчетность, если книги закупаются самостоятельно ЦБС или ее учредителем?
Назначение отчетности в системе мониторинга НКП осуществляется «сверху вниз». Соответственно, даже в случае, если закупка книг осуществлялась самостоятельно ЦБС или ее учредителем, отчетность для данной ЦБС все равно назначается из профиля РПО. Отчетность для библиотек-филиалов ЦБС назначается из профиля ЦБС.
В профиле ЦБС также доступна функция подгрузки закрывающих документов по закупленным книгам. В данном случае профиль ЦБС самостоятельно подгружает закрывающие документы и назначает отчетность своим библиотекам-филиалам, которые комплектовались в отчетный год. Подгруженные закрывающие документы будут отображаться во всех профилях библиотек. Внесение отчетности по книгам может осуществляться ответственными ЦБС и самостоятельно их библиотеками-филиалами.
6. Предусмотрена ли отчетность по книгам на адаптивных носителях?
В системе мониторинга комплектования НКП предусмотрена возможность отчитываться и по книгам на адаптивных носителях. По книгам на данных носителях вы вносите аналогичные сведения по печатным изданиям (наименование, автор, издательство, стоимость, жанр и т.д.).
Отчетность в НКП вносится по каждой книге, которая находится на адаптивном носителе. Например, при покупке одной флеш-карты следует вносить сведения по всем произведениям, которые она содержит. Для указания стоимости одной книги на флеш-карте необходимо стоимость данной флеш-карты разбить на количество произведений на ней.
При заполнении сведений по книге на адаптивном носителе в форме отчетности в типе изданий следует отметить «Аудиокнига».
Обращаем внимание, что в соответствии с методическими рекомендациями Министерства культуры РФ о расходовании субсидии на комплектование книжных фондов в рамках федерального проекта «Сохранение культурного и исторического наследия» государственной программы РФ «Развитие культуры» рекомендуется при закупке литературы для слепых и слабовидящих людей отдавать приоритет книгам в специальных форматах.
7. При корректировке данных о библиотеке в справочнике АИС «Статистика» изменятся ли автоматически данные в системе НКП?
Обновление данных о библиотеке в АИС «Статистика» автоматически отобразится в системе мониторинга НКП. Заявку на изменения следует направлять ответственному за ведение базы библиотек региона в АИС «Статистика» согласно представленным в Инструкции шаблонам. Контакты ответственного будут доступны в профиле системы мониторинга НКП.
В случае, если в базе библиотек АИС «Статистика» сведения о библиотеке отражены корректно, но в системе мониторинга НКП отображаются неактуальные данные, следует направить обращение на электронный адрес fponkp@rsl.ru.
8. Библиотеки должны отчитываться только за федеральные средства? Или за региональные и муниципальные тоже? Как «разбить» закупленные книги по количеству и их стоимости на разные источники бюджетов?
Внесение отчетности в системе мониторинга НКП библиотеками и ЦБС производится на общие средства, которые были выделены в бюджет субъекта РФ на комплектование книжного фонда в рамках реализации федерального проекта «Сохранение культурного и исторического наследия» государственной программы РФ «Развитие культуры» (федеральное финансирование и обязательное региональное софинансирование, в том числе с учетом муниципальных средств). Библиотеки и ЦБС вносят стоимость закупленных книг согласно закрывающим документам, которые могут включать разные источники бюджетов.
Разбивка отчета по количеству закупленных книг и финансированию на федеральный и региональный бюджеты (может включать муниципальное софинансирование) происходит на 2-м уровне, в профиле ИО региона в сфере культуры.
В случае, если в регионе отсутствует четкое разделение источников бюджетов на закупку книг, данная разбивка производится в процентном соотношении согласно предельному уровню софинансирования расходного обязательства субъекта РФ, который ежегодно утверждается Распоряжением Правительства РФ. В данном случае при разбивке допускается погрешность.
9. Как отчитаться за 2024 год, если книги уже распределены по библиотекам?
Все закупленные книги зафиксированы в закрывающих документах. Данные закрывающие документы подгружаются на 3-м (профиль РПО) или 4-м (профили ЦБС и Виртуальной ЦБС) уровнях, в зависимости от того, на каком уровне осуществлялась закупка книг. Подгруженные закрывающие документы отображаются на всех уровнях системы мониторинга НКП.
При передаче закупленных книг в библиотеки подписываются акты приема-передачи данных книг. На основании этих документов можно вычленить сведения по закупленным книгам (наименование, стоимость и т.д.), а также перечень библиотек, в которые были распределены данные книги.
Кроме того, порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, в соответствии с приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 года № 1077 «Об утверждении Порядка учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
10. Может ли профиль ЦБС заполнить отчетность за свои библиотеки-филиалы?
Отчетность по книгам на 5-м уровне может заполняться как самим ответственным библиотеки-филиала ЦБС, так и ответственным ЦБС. Обращаем внимание, что назначение отчетности в библиотеки-филиалы ЦБС, которые комплектовались на средства субсидии в год реализации проекта, назначаются в профиле ЦБС на 4-м уровне.
В случае отсутствия технической возможности для заполнения отчетности самостоятельно библиотекой-филиалом отчетность может заполняться ответственным от ЦБС, но с аккаунта библиотеки-филиала. Доступы к аккаунтам библиотек-филиалов будут также направлены ответственному от ЦБС.
